办公自动化OA系统
发布者： 软件管理员 发布日期：2009-10-15
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一、前言
Gapple OA协同办公自动化系统是集文档管理、知识管理和项目管理于一体的软件，蕴涵先进的管理思想和管理理念，基于微软技术开发而成，兼备先进性和稳定性，能够帮助企业理顺杂乱无章的各类文档，在文档产生的第一时间合理归档；通过文档与项目的紧密结合，创造协同工作的环境，有效地管理项目进度，使各级领导加强对项目的监控力度，按时完成预先设定的公司目标；文档有条理的积累和归档，可逐步形成企业的知识库，支持强大的查询和搜索，使全体员工能够有权限地分享公司的资源和前人经验，有效地提高公司整体素质和生产力。适用于知识型企业，如咨询公司、公关公司、广告公司、律师楼、设计事务所、投资公司、项目管理公司等。
GApple在开发时，遵循了“体现先进性、保证可靠性、突出灵活性、兼顾美观性”的设计原则，具体说来，GApple系统的开发遵循了以下原则：
以工作流为中心的设计原则：任何企业的事务办公都遵循一定的工作步骤和流程，以工作流为中心的设计原则是将企业中的工作流程以用软件定义的形式固化下来，使企业的办公管理走向规范化和制度化、减少人工的等待时间，缩短项目流程周期，提高了企业工作效率和响应时间。
开放性和标准化：系统采用B/S开放体系结构，对客户端做到“0”管理。具有较好的互操作性、可移植性和易获得性。
安全性和保密性：为了保护业务数据的安全和系统安全，系统具有身份认证、密码管理、用户权限管理、系统运行日志管理等安全控制功能。
界面友好性、标准化：系统对用户界面进行标准化，统一的设计，以增强用户操作的友好和简便性。
1 系统平台
Gapple系统基于Microsoft .NET平台开发，采用C#语言开发。如下图所示：
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2、功能架构
功能结构图如下图所示：
系统包括项目运作管理、信息交流管理、系统设置管理、公文流转管理、日常事务管理、五大功能模块，下面将详细介绍其功能。
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2.1 项目管理
2.1.1 办公事务流转
无论企业的组织机构如何复杂，只要是合理而清晰的，就可以在此基础上建立适合所有人员使用的流程，并且组织机构的变更不会对流程形成影响，对流程的业务逻辑的建立和修改非常容易，并且程序会智能地根据业务逻辑去判断流向。
2.1.2 任务协同
任务发起人可以发起任务，填写任务内容、时间、详情，指定协同人员或者指派人员完成任务，协同人员或被指派的人员将在待办任务列表中将收到新的任务。协同人员或被指派的人员签收后应对其任务进行确认，完成任务后将任务状态改为完成并归档，未完成的任务将一直在未办任务栏直到完成或取消。
2.1.3 项目管理
项目管理是将一个项目和文档结合得很紧密的功能模块。项目树的建立如同操作系统中文件目录树建立一样方便。项目树可层层分解，项目树的每个节点定义项目成员和组长、上级和下级，上级组长可掌握所有成员递交的文档，对需要归档的文件进行审批。如果公司管理制度中有定期上报制度，可建立名称为“上报”的项目树，组员为需要上报的员工，组长为看报告的领导，组员将其报告直接上传至该项目节点，组长即可查看和阅读，这种方式改变了原来领导经常督促下属并索要文件的习惯，而是通过制度和系统实施的结合将基层的信息主动地呈现上来，并保留所有记录和处理意见，极大地减轻了领导管理工作的劳动强度。
企业为完成一项特定的任务，经常会跨越企业的组织架构和部门，此时，可以组成一个项目组，项目组内的成员通过项目树的勾连平台，实现组织和部门间的信息沟通和交流，随着项目的不断推进，与项目进程相关的文档（原始记录）在第一时间被有序地保留下来，成为企业宝贵的管理档案和知识财富。
2.1.4 客户管理
在市场经济中，客户资源是企业的一项极为宝贵的财富。但是，或由于业务人员上报管理不严，或由于统计不全，企业的资源很容易流失。销售人员的离开岗位，往往会带走客户。对于淄博天乐园发展有限公司的市场业务部门而言，通过Gapple的客户管理模块，可有效管理客户信息及销售人员的跟单情况，最大限度地保护企业的客户资源。
3 系统特点
先进的管理理念：系统基于文档、项目和知识库一体化的管理思想，为企业更好地管理项目和相关文档，形成企业的宝贵知识财富提供了有力的手段和工具。
成熟的开发技术：该系统使用了Office+邮件+WBS的设计理念，基于微软的成熟技术开发而成，保证的系统的先进性、可靠性和可扩展性。
灵活的权限机制：不同的项目可添加不同的组员，设置项目组长，组长和组员的权限可自定义，通过该项目的入口进行的所有文档传递都记录在系统中，项目组长、项目组长的上级领导、项目成员可按权限阅读、修改或删除该项目发生的文档，系统自动屏蔽非项目组成员，使项目组成员充分地了解和沟通。
自动的审批流程：在文档按项目归档前将经过授权领导审批，需要审批的文档按事先设定的流程可自动进行流转和审批，审批通过的文档才能在系统中归档，保证了文档和工作质量。
明了的项目进度：系统能够根据文档归档的程度修改项目状态—进行、完成、挂起、取消等，使项目进度一目了然，帮助项目负责人随时掌握项目进度，保证项目按计划完成。
强大的检索功能：该系统强大的文档搜索引擎，解决了非结构化文档的检索难题，对于各类办公文档，如OFFICE，EMAIL等产生的文档可按关键字方便快速检索，提高办公效率。
严格的预警监控：该系统能按各个项目分解工作列表，指定责任人和完成期限，如到了期限节点，责任人未提交相关的文档，系统将自动提醒责任人，并抄送相关领导，形成有效的监督机制，加大管理力度，避免了人为管理的随意性和主观性。
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